Für E-Commerce-Händler, die in Deutschland über mehrere Verkaufskanäle tätig sind, endet der operative Aufwand nicht mit dem Versand einer Bestellung. Zwei weitere Themen lassen sich im Tagesgeschäft kaum vermeiden: Rechnungen erstellen und Finanzdaten aufbereiten.

Wer gleichzeitig auf Amazon, eBay, Kaufland, OTTO, Shopify, TikTok Shop, Temu, SHEIN und weiteren Plattformen verkauft, findet Rechnungs- und Finanzdaten häufig über verschiedene Systeme verteilt. Händler müssen sich nicht nur mit den unterschiedlichen Abläufen der einzelnen Plattformen auseinandersetzen, sondern auch regelmäßig Daten zusammenführen und überprüfen. Der damit verbundene manuelle Aufwand nimmt entsprechend zu.

Gleichzeitig treibt Deutschland die Digitalisierung von Rechnungs- und Steuerprozessen weiter voran. Seit dem 1. Januar 2025 befindet sich Deutschland in der Übergangsphase zur verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich. Vereinfacht gesagt: Die E-Rechnung wird zunehmend zum Standard im deutschen Geschäftsverkehr. Je früher Unternehmen ihre Prozesse entsprechend strukturieren, desto leichter lassen sich spätere Anpassungen umsetzen.

Für E-Commerce-Unternehmen in Deutschland wird es daher immer wichtiger, Rechnungs- und Finanzprozesse strukturiert und effizient zu organisieren.

Vor diesem Hintergrund hat 4Seller kürzlich eine Funktion für deutsche Rechnungen sowie einen DATEV-Datenexport eingeführt. Damit können Händler mit deutschen Shop- bzw. Marktplatz-Accounts ihre Rechnungsprozesse zentral verwalten und Finanzdaten effizienter für die weitere Verarbeitung aufbereiten.


Deutsche Rechnungsfunktion: Unterstützung für acht wichtige Verkaufskanäle

4Seller unterstützt derzeit die Erstellung deutscher Rechnungen für Amazon, TikTok Shop, Kaufland, OTTO, Temu, SHEIN, eBay und Shopify.

Für entsprechende deutsche Shop- bzw. Marktplatz-Accounts können Händler in 4Seller eine Rechnungsvorlage konfigurieren und auf Basis der jeweiligen Bestellung eine PDF-Rechnung erstellen.

Je nach Plattform unterscheiden sich die Möglichkeiten beim Rechnungsupload:


	

	
Kaufland unterstützt den automatischen Rechnungsupload. Sobald eine Bestellung als versendet markiert wurde, erstellt das System auf Grundlage der zuvor konfigurierten Rechnungsvorlage die Rechnung und lädt sie automatisch in das Kaufland-System hoch. Ein manueller Download und erneuter Upload sind damit nicht erforderlich.
	
	

	
Für die anderen Plattformen – Amazon, TikTok Shop, OTTO, Temu, SHEIN, eBay und Shopify – können Händler die PDF-Rechnung direkt in 4Seller erstellen. Anschließend kann die Rechnung entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Plattform heruntergeladen bzw. ausgedruckt und manuell hochgeladen werden.
	


Damit berücksichtigt 4Seller die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Plattformen und ermöglicht gleichzeitig, die Rechnungsvorlagen und Rechnungserstellung zentral über ein System zu verwalten. Der wiederholte Wechsel zwischen verschiedenen Plattform-Backends wird dadurch reduziert.


Flexible Rechnungskonfiguration reduziert den manuellen Prüfaufwand

Bei der Konfiguration der Rechnungsvorlage können Händler verschiedene Angaben entsprechend ihren geschäftlichen Anforderungen hinterlegen. Dazu gehören unter anderem Firmenname, Anschrift, Steuerinformationen, Kontaktdaten, Logo, Rechnungsnummernformat sowie die Benennung der PDF-Rechnungsdateien.

Die Einstellungen können für die jeweiligen Shops individuell vorgenommen werden. Über die integrierte Echtzeit-Vorschau können Händler vor dem Speichern überprüfen, ob Layout und Angaben korrekt dargestellt werden.

Auch bei der Verarbeitung der Umsatzsteuerinformationen (USt.) verwendet das System eine abgestufte Prioritätslogik, um den manuellen Prüfaufwand zu reduzieren.

Die VAT- bzw. USt.-Informationen werden nach folgender Priorität ermittelt:


	

	
Erste Priorität: Das System verwendet die Umsatzsteuerinformationen, die direkt in der Bestellung enthalten sind.
	
	

	
Zweite Priorität: Sind in der Bestellung keine entsprechenden Informationen vorhanden, greift das System auf die im zugehörigen Lager-SKU hinterlegten Umsatzsteuerinformationen zurück.
	
	

	
Dritte Priorität: Sind auch dort keine entsprechenden Angaben vorhanden, wird der in der Rechnungskonfiguration hinterlegte Standardwert für die Umsatzsteuer verwendet.
	


Diese mehrstufige Logik ermöglicht eine flexiblere Verarbeitung unterschiedlicher Produkte und Bestellungen und reduziert die Notwendigkeit, steuerrelevante Angaben bei jeder Rechnung manuell zu überprüfen und einzutragen.

Gerade für Multichannel-Händler mit einem hohen Bestellvolumen können zentral konfigurierte Rechnungsvorlagen und automatisierte Wertübernahmen dazu beitragen, die Verarbeitung effizienter zu gestalten und eine konsistente Rechnungsstellung über verschiedene Verkaufskanäle hinweg zu unterstützen.




DATEV-Datenexport: Finanzdaten einfacher und strukturierter aufbereiten

Neben der deutschen Rechnungsfunktion hat 4Seller auch eine Funktion für den DATEV-Datenexport eingeführt.

DATEV ist im deutschen Rechnungswesen und in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern weit verbreitet. Für E-Commerce-Händler, die regelmäßig Verkaufs- und Finanzdaten an ihre Steuerberater oder Finanzabteilungen übermitteln müssen, stellt sich daher die Frage, wie sich Daten aus mehreren Verkaufskanälen effizient zusammenführen und weiterverarbeiten lassen.

Mit 4Seller können Händler die DATEV-relevanten Informationen direkt im System konfigurieren und anschließend entsprechende DATEV-Dokumente bzw. Datendateien exportieren, die für die weitere finanzielle Verarbeitung genutzt werden können.

Damit lässt sich ein Teil der bisher notwendigen manuellen Datenaufbereitung reduzieren. So mussten Händler beispielsweise bislang Daten aus Amazon, eBay, Shopify oder anderen Verkaufskanälen separat abrufen und anschließend über Excel oder andere Hilfsmittel zusammenführen.

Mit 4Seller können die Multichannel-Daten zunächst zentral im System verwaltet und anschließend entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Finanzprozesses exportiert werden.

Wichtig ist dabei: DATEV-Exportdateien dienen in erster Linie der Datenübermittlung und der weiteren Verarbeitung im Rechnungswesen. Die konkrete steuerliche Behandlung und die Erstellung der Steuererklärung sollten weiterhin durch einen qualifizierten Steuerberater geprüft und vorgenommen werden. 4Seller unterstützt vor allem dabei, den vorgelagerten Schritt der Datenaufbereitung einfacher und strukturierter zu gestalten.


Steigende Compliance-Anforderungen treiben die Digitalisierung von E-Commerce-Prozessen voran

Deutschland stellt klare Anforderungen an die Pflichtangaben auf Rechnungen. Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen grundsätzlich bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten. Dazu gehören unter anderem Angaben zu den beteiligten Unternehmen, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Angaben zu den gelieferten Gegenständen bzw. erbrachten Leistungen sowie das Entgelt, der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag.

Für E-Commerce-Händler ist es daher wichtig, Rechnungsinformationen vollständig und korrekt zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, spätere Abstimmungen sowie die weitere buchhalterische und steuerliche Verarbeitung effizienter zu gestalten.

Gerade im Multichannel-E-Commerce steigt die Komplexität jedoch mit der Anzahl der Verkaufskanäle.

Wenn Händler ihre Bestellungen und Rechnungen für Amazon, eBay, Kaufland, Shopify und weitere Plattformen jeweils separat bearbeiten, müssen sie unterschiedliche Backends, Prozesse und Datenquellen berücksichtigen. Mit steigender Bestellzahl erhöht sich dadurch auch das Risiko von Doppeleingaben, fehlenden Informationen oder aufwendigen manuellen Datenabgleichen.

4Seller verbindet Bestellungen, Rechnungen und relevante Finanzdaten in einem zentralen System. Händler können damit Rechnungsvorlagen konfigurieren, Rechnungen erstellen und diese entsprechend den jeweiligen Plattformanforderungen automatisch oder manuell weiterverarbeiten. Gleichzeitig lassen sich relevante Daten für die anschließende Finanzverarbeitung exportieren.

Für deutsche E-Commerce-Händler, die ihre Verkaufskanäle kontinuierlich erweitern, kann eine solche zentralisierte Verwaltung dazu beitragen, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und die operativen Abläufe übersichtlicher und effizienter zu gestalten.




Von der Bestellung bis zu den Finanzdaten: Ein durchgängiger Multichannel-Workflow

Für Multichannel-Händler ist die Rechnung kein isolierter Prozess.

Nach Eingang einer Bestellung folgen in der Regel mehrere miteinander verbundene Schritte: Auftragsbearbeitung, Bestandsaktualisierung, Versand und Fulfillment, Rechnungserstellung sowie die anschließende Aufbereitung der Finanzdaten.

Werden diese Prozesse über voneinander getrennte Systeme abgewickelt, entsteht zusätzlicher Aufwand durch die Übertragung und manuelle Abstimmung von Daten.

Mit der Einführung der deutschen Rechnungsfunktion und des DATEV-Datenexports erweitert 4Seller seinen Multichannel-Ansatz um einen weiteren wichtigen Bereich:

Multichannel-Bestellung → Auftragsbearbeitung → Rechnungserstellung → Plattform-Upload → Finanzdatenaufbereitung → DATEV-Datenexport

Durch die Zusammenführung dieser Prozesse in einer zentralen Lösung können Händler den Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen reduzieren und erhalten einen klareren Überblick über ihre Bestellungen und die damit verbundenen Finanzinformationen.

Dies ist insbesondere für kleine und mittelständische E-Commerce-Unternehmen relevant, deren Bestellvolumen und Anzahl der Verkaufskanäle kontinuierlich wachsen.


4Seller: Compliance-Prozesse einfacher und praktikabler gestalten

Ein Vertreter von 4Seller erklärt:


„Die Anforderungen an die steuerliche Compliance auf dem deutschen Markt werden zunehmend wichtiger. Gleichzeitig müssen Händler nicht zu Steuerexperten werden, um ihre täglichen Prozesse effizient zu organisieren. Mit unseren Funktionen für deutsche Rechnungen und den DATEV-Datenexport möchten wir komplexe Finanzprozesse einfacher, übersichtlicher und praktikabler gestalten, damit Händler mehr Zeit in ihr eigentliches Geschäft investieren können.“


Für Multichannel-Händler liegt der Wert digitaler Managementlösungen nicht allein in einer möglichst großen Anzahl an Funktionen. Entscheidend ist vielmehr, wie gut sich wiederkehrende Prozesse miteinander verbinden und vereinfachen lassen.

Von Produkten, Lagerbeständen, Bestellungen und Versand bis hin zu deutschen Rechnungen und der Aufbereitung von Finanzdaten kann eine zentrale Lösung dazu beitragen, Informationsbrüche zwischen verschiedenen Verkaufskanälen zu reduzieren.


Fazit

Mit der fortschreitenden Digitalisierung von Rechnungs- und Steuerprozessen steigt auch der Bedarf an strukturierten und effizienten Lösungen für das Finanzmanagement im E-Commerce.

Die neu eingeführten Funktionen für deutsche Rechnungen und den DATEV-Datenexport erweitern 4Seller um wichtige Möglichkeiten für Händler, die auf dem deutschen Markt aktiv sind.

Die Rechnungsfunktion unterstützt Amazon, TikTok Shop, Kaufland, OTTO, Temu, SHEIN, eBay und Shopify. Während bei Kaufland ein automatischer Rechnungsupload möglich ist, können Rechnungen für die anderen unterstützten Plattformen als PDF erstellt und anschließend entsprechend den jeweiligen Plattformanforderungen manuell hochgeladen werden.

Durch die Verbindung von Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung und Finanzdatenexport bietet 4Seller Multichannel-Händlern einen zentraleren Ansatz für ihre täglichen Prozesse.

Für Unternehmen, die ihre Aktivitäten auf dem deutschen Markt ausbauen, sollte Compliance nicht zu einer zusätzlichen Belastung für das operative Geschäft werden.

Weniger manuelle Arbeit, strukturierte Daten und klarere Prozesse – damit Händler mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: ihr Geschäft weiterzuentwickeln.